LET´S GET IN THE CLOUD
Wir arbeiten als
Dokumenten Mangagement System
Dokumente einfach geordnet abgelegt und für jeden im Unternehmen leicht zugänglich.
In der europäischen Cloud
Zugriff von jedem Ort aus in einer Hochverfügbarkeits-Cloud mit 24/7 Zugang.
Revisionssichere Archivierung
Nachvollziehbare Dokumentation der Änderung an Dokumenten, Verträgen und Rechnungen im Archiv.
Anwendungsdaten
Bereits in Nutzung
Haben wir schon Ihr Interesse geweckt ?
Dokumenten Management System vom Marktführer!
Geschäftsprozessübersicht
Ein kurzer Einblick in die beliebtesten Prozesse, die mit der DocuWare Cloud in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden können.
Lassen Sie uns zusammen Ihren Eingangsrechnungsprozess in die Digitale Welt übertragen. Rechnungen werden vor der Prüfung und Freigabe eingescannt, vom System ausgelesen und automatisch verschlagwortet.
Durch die automatische Archivierung startet sogleich auch schon der Prozess der Prüfung und erreicht die verantwortliche Person. Freigabe oder Ablehnung wird per Entscheidung im Workflow getroffen.
Je nach Wunschprozess wird die Rechnung weitergeleitet und sollte jemand eine Rechnung nicht zeitnah geprüft haben, wird automatisch eine Erinnerung versendet.
Arbeitsvertrag, Lohnabrechnung, VL Vertrag, Krankmeldung, Urlaubsantrag und noch viel mehr sortiert in einem Archiv und nach vielen Möglichkeiten auswertbar.
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter ihre Krankmeldung oder Urlaubsantrag per Webformular einreichen. Angehangen startet ein Genehmigungsworkflow, der die Dokumente an den jeweiligen Entscheider übergibt.
Verträge schlummern nicht mehr in irgendwelchen alten verstaubten Akten umher, die niemand mehr anfassen mag. Alle Verträge Ihrer Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter oder Partner strukturiert abgelegt und intuitiv und schnell zu finden.
Übergreifende Abfragen von der Rechnung oder Angebot kurz ein Blick in den Vertrag stellt nun kein Problem mehr dar.
Akten Digital abbilden, einfache Ablage organisieren.
Akten dürfen natürlich in keinem Büroalltag fehlen, sie enthalten alle wichtigen Informationen zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Aufzeichnungen und Konditionen.
Keine Ablage mehr in physischen Akten oder parallel in einer Windows-Ordnerstruktur. Sicheres und einfaches finden per Volltextsuche oder nachgebildeter Ablagestruktur der ursprünglichen Papierakte.
Per mobiler App sind die Unterlagen auch überall verfügbar, egal ob auf der Baustelle oder im Kundentermin.
E-Mail leicht und einfach per Connect to Outlook oder Connect to Mail punktuell archiviert. Die Mail zur Rückfrage einer Bestellung oder eines Vertrages liegt nicht mehr im Posteingang des Mitarbeiters, sondern wird per einfacher Indexierung zum Fall des Kunden archiviert.
Jeder, der auf den Kunden zugreifen kann, sieht nun auch die abgelegte E-Mail und es geht keine Information mehr in irgendeinem Postfach verloren.
Warum DocuWare?
Individuell anpassbares
System an alle Prozesse
Dokumente werden in Archiven sortiert abgelegt, hierbei unterstützen Sie individuell designte Ablagedialoge oder automatische Indexierung.
Über definierte Statusabfragen oder Zuständigkeiten gestalten sich Workflows, die die Arbeitsweise und Laufwege des physischen Papiers in DocuWare spiegeln.
Workflows wie Rechnungsprüfung, Urlaubsbeantragung oder eine einfache Wiedervorlage werden in einem grafisch designten Programm definiert.
Mittels frei gestaltbarer Webformulare können sämtliche Mitarbeiter Dokumente übermitteln, welche nahtlos in einen Workflow übergehen.
Funktionsübersicht
Web Client
Browser gestützter Zugriff per Login über jeden Internetzugang gesichert per https Zugriff.
Mobile Client
Mobiler Zugriff von Smartphone oder Tablet mit Aufgabenlisten und Workflow-Entscheidungen sowie Scan-App und Direktablage
Explorer Client
Dokumente nach definierter Ordnerstruktur im Windows Explorer wie ein Netzlaufwerk zu betrachten und ablegen via Drag & Drop.
Archive
Datenablage erfolgt in beliebig vielen Archiven mit frei definierbaren Indexfeldern und Rechteverwaltung
Indexierungshilfen
Vordefinierte Auswahllisten, die Schreibfehler oder unterschiedliche Schreibweisen vorwegnehmen und die Ablage erleichtern.
PDF Printer
Einfache Archivierung per Druck, wobei auch Briefpapier sowie auch ein physischer Druck ausgelöst wird und gleichzeitig archiviert wird.
Intelligent Indexing
Cloudbasierte intelligente Belegerkennung, die durch den Anwender Fallbezogen lernt.
Aufgabenlisten
Definierbare Aufgabenlisten nach Teams, Mitarbeitern oder Status zur konsequenten Abarbeitung von Aufgaben.
Autoindex
Automatische Ergänzungen von Indexdaten aus externen oder internen Datenquellen, die bereits vorliegen.
Webformulare
Erfassung von Informationen und Übermittlung von Dateien per öffentlichem Webformular auch für Personen ohne DocuWare Zugriff wie bspw. Aushilfen oder Kunden
Workflow Gestaltung
Freie Gestaltung von Geschäftsprozessen im Workflow Designer per GUI. Gezielte systematische Steuerung von Prozessen mit automatisch generierten Aufgabenlisten
Eskalationen
Erinnerungsfunktion an überfällige Aufgaben per E-Mail Benachrichtigung sowie möglicher neu Zuweisung einer Aufgabe über den Workflow Manager.
Outlook Anbindung
Einfach Ablage von Mails per Kontextmenü und Outlook-Integration, sowie Schnellsuche.
Mail Anbindung
Anbindung externen E-Mail Dienstleister wie bspw. googlemail oder anderen Mail Clients.
Transfer
Transfer in andere DocuWare Archive intern wie extern zur Lösch-Vormerkung oder Übertragung an Steuerberater.
... und dies war nur ein Ausschnitt!
Diese kurze Übersicht an Möglichkeiten war bei weitem noch nicht alles, was wir Ihnen mit der Nutzung der DocuWare Cloud anbieten können. Lassen Sie uns den Weg in die Digitalisierung und in die Industrie 4.0 gemeinsam beschreiten.