Effiziente Verwaltung in der Immobilienbranche: Wege zur digitalen Transformation
Die Immobilienbranche steht vor einem digitalen Wandel,
der nicht nur Prozesse effizienter gestaltet, sondern auch rechtliche Sicherheit und Nachhaltigkeit fördert. Besonders kleine und mittelgroße Immobilienverwaltungen mit 40 bis 800 Wohneinheiten kämpfen häufig mit administrativem Aufwand, Papierdokumenten und langsamen Unterschriftsprozessen. Die digitale Signatur bietet hier eine innovative Lösung.
Wie funktioniert iSign2?
- Biometrische Vor-Ort-Signatur: Der Unterzeichner signiert das Dokument direkt auf einem Tablet. Dabei werden biometrische Daten wie Schreibgeschwindigkeit, Druck und Neigung erfasst. Diese Daten dienen als Beweis für die Authentizität der Signatur. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt DSGVO-konform und sicher.
- Remote-Signatur: Der Unterzeichner erhält per E-Mail einen Link zum Dokument. Nach Eingabe eines per SMS zugesandten Einmalpassworts kann er das Dokument bequem von Zuhause oder dem Büro aus unterschreiben.
- Zertifizierte Signatur: Jede Signatur entspricht den strengen Anforderungen der eIDAS-Verordnung und ist damit rechtssicher. Nach der Unterzeichnung wird das Dokument mit einem Zertifikat versehen und allen Parteien automatisch per E-Mail zugestellt.
Vorteile auf einen Blick:
- Einfache Handhabung: Sofort einsatzbereit, ohne Integrationskosten. iSign2 funktioniert unabhängig von bestehenden Softwarelösungen, solange Dokumente im PDF-Format vorliegen.
- Flexibilität: Vor-Ort- und Remote-Signaturen möglich.
- Rechtssicherheit: eIDAS-konforme Signaturen mit zertifizierter Bestätigung.
- DSGVO-Konformität: Sichere Speicherung und Verarbeitung sensibler Daten.
- Kosteneffizienz: Signaturen kosten nur so viel wie eine Briefmarke, jedoch ohne Druck-, Versand- und Archivierungskosten. Transparente Kostenstruktur ohne versteckte Gebühren.
Wie funktioniert iSign2?
- Biometrische Vor-Ort-Signatur: Der Unterzeichner signiert das Dokument direkt auf einem Tablet. Dabei werden biometrische Daten wie Schreibgeschwindigkeit, Druck und Neigung erfasst. Diese Daten dienen als Beweis für die Authentizität der Signatur. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt DSGVO-konform und sicher.
- Remote-Signatur: Der Unterzeichner erhält per E-Mail einen Link zum Dokument. Nach Eingabe eines per SMS zugesandten Einmalpassworts kann er das Dokument bequem von Zuhause oder dem Büro aus unterschreiben.
- Zertifizierte Signatur: Jede Signatur entspricht den strengen Anforderungen der eIDAS-Verordnung und ist damit rechtssicher. Nach der Unterzeichnung wird das Dokument mit einem Zertifikat versehen und allen Parteien automatisch per E-Mail zugestellt.
Vorteile auf einen Blick:
- Einfache Handhabung: Sofort einsatzbereit, ohne Integrationskosten. iSign2 funktioniert unabhängig von bestehenden Softwarelösungen, solange Dokumente im PDF-Format vorliegen.
- Flexibilität: Vor-Ort- und Remote-Signaturen möglich.
- Rechtssicherheit: eIDAS-konforme Signaturen mit zertifizierter Bestätigung.
- DSGVO-Konformität: Sichere Speicherung und Verarbeitung sensibler Daten.
- Kosteneffizienz: Signaturen kosten nur so viel wie eine Briefmarke, jedoch ohne Druck-, Versand- und Archivierungskosten. Transparente Kostenstruktur ohne versteckte Gebühren.
Praktische Anwendung in der Immobilienverwaltung
Beispiel Mieterwechsel:
Beim Ein- und Auszug müssen diverse Dokumente unterschrieben werden — vom Mietvertrag über das Übergabeprotokoll bis hin zu Einzugsermächtigungen. Mit iSign2 können diese Dokumente direkt vor Ort digital unterschrieben und in Echtzeit an alle Beteiligten gesendet werden. Dies beschleunigt den Prozess erheblich und sorgt für rechtssichere Abläufe.
Beispiel Hausordnung:
Bei der Übergabe einer Wohnung muss der neue Mieter oft die Hausordnung und weitere Regelwerke unterschreiben. Mit iSign2 können diese Dokumente bequem vor Ort oder remote unterzeichnet werden, sodass alle Parteien direkt eine unterschriebene Version erhalten.
Beispiel Zustimmung zur Nebenkostenabrechnung:
Veränderungen oder Korrekturen bei Nebenkostenabrechnungen erfordern häufig die Zustimmung der Mieter. Mit iSign2 können diese Vereinbarungen schnell und unkompliziert digital unterzeichnet werden, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.
Sicherheit und Compliance
Mit iSign2 profitieren Immobilienverwaltungen nicht nur von effizienteren Prozessen, sondern auch von höchster Sicherheit:
- eIDAS-Verordnung (EU 910/2014): Alle Signaturen sind rechtssicher und europaweit anerkannt.
- DSGVO-Konformität: Schutz und sichere Speicherung sensibler Daten. Biometrische Daten werden nur für den Signaturprozess verwendet und nicht dauerhaft gespeichert.
- WYSIWYS-Prinzip (What You See Is What You Sign): Der Unterzeichner sieht exakt das Dokument, das er signiert.
Lassen Sie sich kostenlos beraten!
Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Signatur für Ihre Immobilienverwaltung. Fordern Sie jetzt eine kostenfreie und unverbindliche Beratung an und erfahren Sie, wie iSign2 Ihre Prozesse vereinfachen kann.