Eine DMS-Einführung ist kein Software-Rollout. Es ist ein Organisationsprojekt und wie jedes gute Projekt braucht es eine klare Struktur, realistische Erwartungen und einen Partner, der weiß, wo die Stolperstellen liegen.
So sieht unser Vorgehen in der Praxis aus.
Schritt 1: Vorbereitung mit dem Workbook
Bevor das erste Meeting stattfindet, bekommt die Kanzlei ein strukturiertes Workbook an die Hand. Darin enthalten: eine verständliche Einführung in DocuWare, Erklärungen zu Grundbegriffen wie Indexfeldern, Archiven und Modulen sowie Muster aus anderen Kanzleien – damit niemand bei null anfangen muss.
Das Workbook enthält außerdem:
- Musterstrukturen für Sachgebiete und Untersachgebiete zum Anpassen und Übernehmen
- Einen Beispiel-Ablageplan als Ausgangsbasis zur Erweiterung
- Eine Prozessplanungs-Vorlage in Excel – um aktuelle Workflow-Ideen zu sammeln, zu priorisieren und langfristig weiterzuentwickeln
Dieser erste Schritt hat einen klaren Zweck: Die Kanzlei soll vorbereitet und mit einer eigenen Meinung ins Projekt starten – nicht mit einem weißen Blatt Papier.
Schritt 2: Systemaufbau und Basiskonfiguration
Das System wird bereitgestellt, entweder als Cloud-Installation, bei der die Umgebung schnell erstellt ist, oder als lokale Installation auf der Kanzlei-Infrastruktur. Anschließend beginnt die Basiskonfiguration: mehrere Archive, Dialoge, Workflows und Integrationen werden teils importiert, teils individuell konfiguriert.
Das ist keine Arbeit, die die Kanzlei selbst leisten muss, sie profitiert hier von bewährten Vorlagen und Konfigurationen, die wir über viele Projekte hinweg weiterentwickelt haben.
Schritt 3: Abstimmungszyklen mit dem Test-Team
Ab jetzt beginnt die eigentliche Zusammenarbeit. In kürzeren, fokussierten Meetings werden erste Konfigurationen vorgestellt, gemeinsam geprüft und angepasst. Ein kleines Test-Team aus der Kanzlei, erfahrene Mitarbeiter, die die Prozesse kennen, geben Feedback, probieren erste Workflows aus und helfen dabei, die Konfiguration kanzleispezifisch zu schärfen.
Dieser Zyklus ist bewusst iterativ. Manche Kanzleien brauchen zwei Runden, andere fünf, je nachdem, wie komplex die Anforderungen sind und wie viel intern schon klar definiert ist. Das ist kein Problem, sondern Teil des Prozesses.
Schritt 4: Die Kanzleischulung
Wenn die Konfiguration steht, folgt die Schulung des gesamten Teams, strukturiert in zwei Hälften:
Vormittags wird das System in der Gesamtheit gezeigt: die Integration in AKTE oder Addison, die Bedienung des WebClients, die wichtigsten Workflows. Jeder versteht, wie die Teile zusammenhängen und warum die Struktur so aufgebaut ist wie sie ist.
Nachmittags gehört den Mitarbeitern. Betreutes Klicken am eigenen Arbeitsplatz, echte Dokumente, echte Abläufe, echte Fragen. Dieser Teil ist erfahrungsgemäß der wertvollste: Was im Vortrag abstrakt klingt, wird am Nachmittag konkret und bleibt hängen, wenn der erste Bescheid auf einmal in den Aufgabe auftaucht.
Schritt 5: Einlaufphase und Begleitung
Nach dem Go-Live braucht jede Kanzlei Zeit, um im System anzukommen. Erfahrungsgemäß sind ein bis drei Monate realistisch, um Sicherheit im Alltag zu gewinnen. In dieser Phase bieten wir regelmäßige kurze Telcos im zwei- bis dreiwöchigen Turnus, kein großer Aufwand, aber ein wichtiger Anker, um offene Fragen zu klären, bevor sie sich festsetzen.
Schritt 6: Folgetermin und nächste Ausbaustufe
Nach drei bis sechs Monaten folgt ein strukturierter Folgetermin. Die Kanzlei hat jetzt echte Erfahrungen gesammelt, sie weiß, was gut funktioniert, was angepasst werden sollte und welche weiteren Prozesse als nächstes sinnvoll sind. Hier werden die nächsten Workflows geplant, Verbesserungen eingebaut und der langfristige Fahrplan konkretisiert.
Ein DMS-Projekt hat kein wirkliches Ende – es hat immer eine nächste Ausbaustufe. Und das ist gut so.
