Dokumente einfach geordnet abgelegt und für jeden im Unternehmen leicht zugänglich.
Zugriff von jedem Ort aus in einer Hochverfügbarkeits-Cloud mit 24/7 Zugang.
Nachvollziehbare Dokumentation der Änderung an Dokumenten, Verträgen und Rechnungen im Archiv.
Anwendungsdaten
Lassen Sie uns zusammen Ihren Eingangsrechnungsprozess in die Digitale Welt übertragen. Rechnungen werden vor der Prüfung und Freigabe eingescannt, vom System ausgelesen und automatisch verschlagwortet.
Durch die automatische Archivierung startet sogleich auch schon der Prozess der Prüfung und erreicht die verantwortliche Person. Freigabe oder Ablehnung wird per Entscheidung im Workflow getroffen.
Je nach Wunschprozess wird die Rechnung weitergeleitet und sollte jemand eine Rechnung nicht zeitnah geprüft haben, wird automatisch eine Erinnerung versendet.
Arbeitsvertrag, Lohnabrechnung, VL Vertrag, Krankmeldung, Urlaubsantrag und noch viel mehr sortiert in einem Archiv und nach vielen Möglichkeiten auswertbar.
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter ihre Krankmeldung oder Urlaubsantrag per Webformular einreichen. Angehangen startet ein Genehmigungsworkflow, der die Dokumente an den jeweiligen Entscheider übergibt.
Verträge schlummern nicht mehr in irgendwelchen alten verstaubten Akten umher, die niemand mehr anfassen mag. Alle Verträge Ihrer Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter oder Partner strukturiert abgelegt und intuitiv und schnell zu finden.
Übergreifende Abfragen von der Rechnung oder Angebot kurz ein Blick in den Vertrag stellt nun kein Problem mehr dar.
Akten Digital abbilden, einfache Ablage organisieren.
Akten dürfen natürlich in keinem Büroalltag fehlen, sie enthalten alle wichtigen Informationen zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Aufzeichnungen und Konditionen.
Keine Ablage mehr in physischen Akten oder parallel in einer Windows-Ordnerstruktur. Sicheres und einfaches finden per Volltextsuche oder nachgebildeter Ablagestruktur der ursprünglichen Papierakte.
Per mobiler App sind die Unterlagen auch überall verfügbar, egal ob auf der Baustelle oder im Kundentermin.
E-Mail leicht und einfach per Connect to Outlook oder Connect to Mail punktuell archiviert. Die Mail zur Rückfrage einer Bestellung oder eines Vertrages liegt nicht mehr im Posteingang des Mitarbeiters, sondern wird per einfacher Indexierung zum Fall des Kunden archiviert.
Jeder, der auf den Kunden zugreifen kann, sieht nun auch die abgelegte E-Mail und es geht keine Information mehr in irgendeinem Postfach verloren.
Warum DocuWare?
Dokumente werden in Archiven sortiert abgelegt, hierbei unterstützen Sie individuell designte Ablagedialoge oder automatische Indexierung.
Über definierte Statusabfragen oder Zuständigkeiten gestalten sich Workflows, die die Arbeitsweise und Laufwege des physischen Papiers in DocuWare spiegeln.
Workflows wie Rechnungsprüfung, Urlaubsbeantragung oder eine einfache Wiedervorlage werden in einem grafisch designten Programm definiert.
Mittels frei gestaltbarer Webformulare können sämtliche Mitarbeiter Dokumente übermitteln, welche nahtlos in einen Workflow übergehen.
Browser gestützter Zugriff per Login über jeden Internetzugang gesichert per https Zugriff.
Mobiler Zugriff von Smartphone oder Tablet mit Aufgabenlisten und Workflow-Entscheidungen sowie Scan-App und Direktablage
Dokumente nach definierter Ordnerstruktur im Windows Explorer wie ein Netzlaufwerk zu betrachten und ablegen via Drag & Drop.
Datenablage erfolgt in beliebig vielen Archiven mit frei definierbaren Indexfeldern und Rechteverwaltung
Vordefinierte Auswahllisten, die Schreibfehler oder unterschiedliche Schreibweisen vorwegnehmen und die Ablage erleichtern.
Einfache Archivierung per Druck, wobei auch Briefpapier sowie auch ein physischer Druck ausgelöst wird und gleichzeitig archiviert wird.
Cloudbasierte intelligente Belegerkennung, die durch den Anwender Fallbezogen lernt.
Definierbare Aufgabenlisten nach Teams, Mitarbeitern oder Status zur konsequenten Abarbeitung von Aufgaben.
Automatische Ergänzungen von Indexdaten aus externen oder internen Datenquellen, die bereits vorliegen.
Erfassung von Informationen und Übermittlung von Dateien per öffentlichem Webformular auch für Personen ohne DocuWare Zugriff wie bspw. Aushilfen oder Kunden
Freie Gestaltung von Geschäftsprozessen im Workflow Designer per GUI. Gezielte systematische Steuerung von Prozessen mit automatisch generierten Aufgabenlisten
Erinnerungsfunktion an überfällige Aufgaben per E-Mail Benachrichtigung sowie möglicher neu Zuweisung einer Aufgabe über den Workflow Manager.
Einfach Ablage von Mails per Kontextmenü und Outlook-Integration, sowie Schnellsuche.
Anbindung externen E-Mail Dienstleister wie bspw. googlemail oder anderen Mail Clients.
Transfer in andere DocuWare Archive intern wie extern zur Lösch-Vormerkung oder Übertragung an Steuerberater.
Diese kurze Übersicht an Möglichkeiten war bei weitem noch nicht alles, was wir Ihnen mit der Nutzung der DocuWare Cloud anbieten können. Lassen Sie uns den Weg in die Digitalisierung und in die Industrie 4.0 gemeinsam beschreiten.