E-Rechnung: Warum viele KMU's nicht
am Anfang scheitern - sondern
an der Archvierung!

Seit dem 01.Januar 2025 ist die e-Rechnung im inländischen B2B-Umfeld steuerlich gesetzt

und genau hier beginnt ein gefährlicher Denkfehler in vielen Unternehmen: Wenn wir Rechnungen per E-Mail bekommen, sind das doch schon e-Rechnungen. Denn in der Praxis entscheidet nicht nur der Empfang – welcher seit Anfang 2025 bei jedem Unternehmen funktionieren muss, sondern vor allem die Frage, wie e-Rechnungen geprüft, freigegeben und unveränderbar aufbewahrt werden. Wer diesen Teil unterschätz oder gutgläubig irgendwie macht, baut sich stille Risiken in Buchhaltung, Prüfung und das Tagesgeschäft – wo meist der Unternehmer oder Vorgesetztes noch nicht mal etwas mitbekommt.

Das eigentliche Missverständnis –„PDF = e-Rechnung“

Viele Teams arbeiten noch mit dem immer selbem Muster: Rechnung kommt per E-Mail, E-Mail wird zur Prüfung weitergeleitet, die Mail im Posteingang in einen Unterordner verschoben und die PDF nochmal in ein Laufwerk gelegt. Im Besten Fall sogar alles ausgedruckt und der Spaß wird manuell bearbeitet mit Freigabe auf Zuruf. Bei e-Rechnungen ist dieses vorgehen aber zum einen nicht zeitgemäß und zum anderen rechtlich nicht ausreichend. Steuerlich ist die e-Rechnung an ein strukturiertes elektronisches Format geknüpft, das maschinell verarbeitet werden kann. Ein reines PDF erfüllt diese Anforderung regelmäßig nicht – gilt aber bis mindestens Ende 2027 als zugelassen.

Gerade bei hybriden Formaten (z. B. ZUGFeRD – Kombination aus Sichtdokument PDF und XML-Datensatz) liegt die Tücke im Detail. Für die steuerliche Verarbeitbarkeit ist der strukturierte Teil zentral und entscheidend. Wer nur das „schöne“ Sicht-PDF weiterverarbeitet und den strukturierten Datenteil verliert, läuft nur in später auftretende Probleme.

Die stille Falle in der Aufbewahrung: Formatwechsel ohne Folgeabschätzung

Hier braucht es deutlich mehr Sorgfalt. Druckt man die hybride e-Rechnung aus und ignoriert grob die originäre Datei, verliert man bereits den eigentlich wichtigeren strukturieren Teil der Rechnung. Wird die Rechnung im Unternehmen umher geschickt und durch mehrere Tools und Programme verändert oder Informationen darauf vermerkt, kann ebenfalls nicht mehr gewährleistet sein, dass nicht auch Inhalte des strukturierten Teils verändert wurden.

Beides – der menschlich lesbare Teil sowie der strukturierte Teil müssen dann zwingend zusammen aufbewahrt werden, wenn auf dem lesbaren Teil Daten enthalten sind, die nicht im Datensatz zu finden sind. In der Praxis kann dies niemand prüfen, was für eine ganzheitliche „sichere“ Aufbewahrung spricht.

Warum das nicht nur ein Steuer-, sondern ein Prozessproblem ist

Eingang: wo kommen Rechnungen an (Mail, Portal, Upload, Schnittstelle oder noch Papier)

Prüfung: Wer prüft sachlich, wer prüft formal, wer prüft fachlich?

Freigabe: Gibt es Vertretungen, Eskalationen, Zahl- und Skontofrist?

Übergabe: Was geht an die Fibu, wann an den Steuerberater, wer bezahlt?

Archivierung: Ist alles retrograd später nachvollziehbar und revisionssicher?

Ohne klaren Ablauf und Plan entstehen typische Reibungsverluste – lange Durchlaufzeiten, verpasste Skonti, Mahnungen oder auch gern Doppelzahlungen. Und je mehr Rechnungsvolumen, desto massiver steigen die Fehler und Bearbeitungszeiten und fallen ins Gewicht.

Revisionssicherheit ist keine Funktion, sondern ein Zusammenspiel

Viele suchen nach einer revisionssicheren Software – diese gibt es auch! In der Realität kann aber allein genommen eine Software allein keine vollumfängliche Revisionssicherheit bieten. Sie setzt sich aus Software + Regeln + Verhalten und Audits zusammen (klassisch Software + Verfahrensdokumentation).

Ein gutes Setup enthält mindestens:

  • Saubere Rollen und Rechte (wer darf lesen, prüfen, freigeben, ändern)
  • Lückenlose Protokollieren (wer hat wann was gemacht oder geöffnet)
  • Nachvollziehbare Versionen und Statuswechsel
  • Aufbewahrungslogik passend zu steuerlichen Anforderungen
  • Verfahrensdokumentation, die den realen Ablauf beschreibt (Soll-Prozess) und regelmäßig auditiert wird

Genau beim letzten Punkt ist oft viel Potenzial nach oben. Viele Unternehmen haben Prozesse, aber keine belastbare Dokumentation – und viel noch nicht mal eine Archivierung. Für den Alltag ist das unsichtbar – bis eine Prüfung oder der Personalwechsel kommt und der Spruch „das haben wir schon immer so gemacht“.

Zusammenarbeit mit Steuerkanzlei: Der Hebel für KMU

Gerade im KMU-Umfeld in der Größe ist 100 Mitarbeiter ist die Buchhaltung häufig hybrid organisiert – einige Teile intern, einige beim Steuerberater (keine Regel). Das ist absolut sinnvoll – solange Übergaben standardisiert sind. In der Praxis hilf ein klarer „Definition of Done“ für jede Rechnung:

  • Formal geprüft
  • Sachlich freigegeben
  • Korrekt verschlagwortet und zugeordnet
  • Vollständig bei Eingang archiviert
  • Übergabefähig an Fibu oder Kanzlei

So wird aus Einzelarbeit ein stabiler Ablauf, in dem auch einige dieser Schritte Teil- oder Vollautomatisiert werden können. Nebenbei sinken Rückfragen und Suchzeiten – „wer hat die Rechnung von …?“.

Was Unternehmen jetzt pragmatisch tun sollten

Wer nicht in ein Großprojekt rutschen möchte, kann in kleinen wirksamen Schritten starten:

  1. Eingangskanäle erfassen, vereinheitlichen und ggfs. verschlanken
  2. Formate prüfen – welche Formate kommen? PDF, ZUGFeRD, xRechnung, EDI oder Papier
  3. Freigabeprozesse mit Vertretung und Eskalation festlegen
  4. Archivierungsregeln bei Eingang festlegen
  5. Verfahrensdokumentation schlank, aber realistisch mit aufsetzen

Der entscheidende Punkt: nicht alles gleichzeitig und nicht alles in absoluter Perfektion. Wichtiger ist ein belastbarer Kernprozess, der im Alltag funktioniert und skaliert werden kann.

Fazit: Die e-Rechnungspflicht hat die Diskussion in vielen Unternehmen gestartet – zurecht. Aber der eigentliche Reifegrad zeigt sich nicht beim Dateneingang, sondern bei Prüfung, Aufbewahrung und Prozessqualität. Wer hier sauber aufsetzt, gewinnt doppelt: weniger Risiko bei Prüfungen und gleichzeitig messbar mehr Effizienz im Tagesgeschäft.

Und vielleicht ist das der wichtigste Perspektivenwechsel, die e-Rechnung ist kein IT-Pflichtprogramm, sondern richtig umgesetzt ein Prozessbeschleuniger für Buchhaltung, Management und Zusammenarbeit.

Wir beraten Sie gern in diesem Thema!

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